Comment optimiser la relation agence-prestataire ?

Question qui se pose au quotidien tant les appels d’offres sont nombreux, et la concurrence agressive.

Les ateliers du court-métrages sont depuis plus de 15 ans en étroite relation avec les agences événementielles, le team building cinéma tel que nous l’avons conçu fait encore partie aujourd’hui des solutions les plus innovantes et les plus performantes. Ce sont nos clients qui le disent !

Forts de ce constat, nous essayons désormais de tout mettre en œuvre pour que nos clients-agences disposent de tous les moyens qui sont en notre possession pour faciliter leur relation avec le client final.

Délais de réponse abaissé à 4h00 et précision dans l’offre : un film de présentation pour chaque atelier, un devis détaillé comportant de nombreuses photos.

Le conseil aussi sur le choix de l’atelier, l’amplitude horaire, les animations possibles autour de la projection, les espaces pour la pratique des ateliers, le message à véhiculer au moment de l’atelier scénario.

Le tarif, le prix, le budget, et si ce point si important était encore tabou au pays des événements français ?

Rares sont encore les projets où le budget est annoncé d’emblée, et pourtant, chacun gagnerait du temps à savoir ce qu’il peut consacrer à la partie récréative de l’événement. Mais qu’à cela ne tienne, nous procédons souvent en mode “tiroir” de façon à ce que nos interlocuteurs aient un maximum de marge de manœuvre.

Ainsi, nos ateliers cinéma peuvent être proposés entre 50 et 100 euros / participant pour une même proposition. La différence étant justifiée principalement par le nombre d’encadrants présents lors de l’événement.

Les frais inhérents au transport ou aux frais de vie sont toujours soulignés sur nos devis et bien souvent nous les estimons sous la forme de provisions pour aider les agences événementielles à préparer leurs offres dans les meilleurs délais.

Aucune surprise en conclusion, tout est compris dans nos forfaits : intervenants, matériel, costumes, accessoires, préparation, nettoyage, transport des personnes (en région parisienne). Les surfaces des espaces nécessaires sont également indiquées.

Nos interventions sont préparées comme doit l’être un tournage professionnel.

Dans les coulisses des Ateliers du court-métrage, il y a une méthodologie qui ne laisse aucune place au hasard, sauf peut-être celle de l’écriture de l’histoire lorsque le coach rencontre son équipe.

Nous éditons pour chaque intervenant une feuille de service, et une feuille d’intervention qui sera quant à elle partagée avec notre client afin de communiquer sur les mêmes informations. Les documents d’animation sont également transmis en amont aux coachs ainsi que toutes les consignes de préparation.

Faire du temps d’animation un temps de rencontre intense, pendant lequel les participants ressentiront la dimension professionnelle de l’activité mais aussi la disponibilité et l’envie de transmettre de l’animateur. Le cadre de l’atelier cinéma est, vous l’avez compris, fondamental pour prétendre donner envie à une équipe de 15 personnes d’écrire et réaliser un film en 3 heures.

Au cœur de la collaboration entre l’agence et Les ateliers du court métrage : une confiance immuable dans l’organisation et l’équipe qui produit l’animation.

25 collaborateurs, pour la plupart bilingues, interviennent durant toute l’année à tour de rôle sur une quarantaine d’événements d’entreprise, en France mais aussi à l’étranger.
En procédant de cette façon, notre équipe entretient le lien qu’elle a tissé durant toutes ces années entre tous les membres qui la compose.

L’état d’esprit des coachs qui compose notre équipe est solidaire, sincère et généreux, les rencontres avec les participants à nos ateliers produisent ainsi des moments intenses qui sont souvent évoqués à l’issue des événements en interne et en externe.

Pour preuve, le bouche à oreilles qui opère régulièrement et qui nous offre l’occasion de rencontrer d’autres publics, dont les séminaires se déroulent parfois beaucoup plus loin que la région parisienne.

En 2019 près de 40% des événements que nous avons animé se sont déroulés en région et à l’étranger. Autant de raisons de choisir le cinéma comme un team building simple à mettre en œuvre et dont l’effet sera durable dans le temps.